Se conformer à la Loi 25

La Loi 25, qui modernise les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels au Québec, impose des obligations claires aux entreprises. Voici un guide pratique pour vous aider à respecter ces nouvelles exigences.

Désigner un Responsable de la Protection des Renseignements Personnels (RPRP)

- Nommer une personne responsable de la gestion des renseignements personnels (par défaut, le dirigeant de l’entreprise).

- Publier le nom et les coordonnées du RPRP sur votre site Web ou dans un document accessible.

Rédiger une Politique de Confidentialité

- Détaillez les points suivants :

- Types de renseignements collectés.

- Objectifs de la collecte.

- Méthodes de stockage et de partage.

- Droits des personnes concernées.

- Assurez-vous que cette politique est claire et facilement accessible.

Tenir un Registre des Incidents de Confidentialité

- Documentez tous les incidents impliquant des renseignements personnels.

- Précisez les mesures prises pour les résoudre.

- Soyez prêts à présenter ce registre à la Commission d’accès à l’information (CAI) sur demande.

Notifier en cas d’Incident Grave

- Informez rapidement la CAI et les personnes concernées en cas de risque de préjudice sérieux.

- Développez un processus interne pour évaluer ces risques et agir en conséquence.

Former et Sensibiliser votre Équipe

- Organisez des formations régulières pour vos employés.

- Mettez l’accent sur leurs responsabilités et sur les bonnes pratiques en matière de protection des données.

Sécuriser les Données

- Analysez les risques potentiels.

- Mettez en place des mesures techniques et organisationnelles telles que :

- Le chiffrement des données.

- Des contrôles d’accès rigoureux.

- Des mises à jour régulières des systèmes.

Gérer les Consentements

- Obtenez un consentement clair et explicite des personnes concernées.

- Prévoyez une méthode pour permettre le retrait de ce consentement.

Faciliter l’Accès, la Rectification et la Suppression

- Mettez en place un processus simple pour permettre aux individus de :

- Accéder à leurs renseignements.

- Demander des corrections ou la suppression de données.

Effectuer des Évaluations Périodiques

- Examinez régulièrement vos pratiques de gestion des renseignements.

- Assurez-vous qu’elles restent conformes à la loi.

Encadrer les Relations avec les Fournisseurs

- Vérifiez que vos partenaires respectent également la Loi 25.

- Incluez des clauses contractuelles spécifiant leurs obligations en matière de protection des données.

Documenter les Évaluations des Facteurs Relatifs à la Vie Privée (EFVP)

- Réalisez une EFVP pour tout projet comportant un risque élevé pour la vie privée.

- Documentez les résultats et mettez en œuvre les mesures correctives nécessaires.

En adoptant ces mesures, votre organisation sera non seulement conforme à la Loi 25, mais contribuera à renforcer la confiance de vos clients et partenaires.

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